[Vinhomes x Time Universal] Làm thế nào để tổ chức thành công một sự kiện bất động sản trong thời gian gấp, yêu cầu cao?

Sự kiện bất động sản là hạng mục quan trọng trong chiến dịch truyền thông, marketing của dự án bất động sản. Các sự kiện này thường có yêu cầu khá cao và thời gian thực thi gấp gáp, cần được tổ chức khoa học và áp dụng những “chiến thuật” riêng.

Nhắc đến những agency có kinh nghiệm truyền thông thực chiến trong ngành bất động sản thì Time Universal không thể nằm ngoài danh sách. Qua 16 năm hoạt động, Time Universal tiếp nhận đa dạng các bài toán truyền thông, marketing từ các thương hiệu bất động sản lớn nhỏ và chắc chắn phải kể đến vị khách hàng quen thuộc Vinhomes. Đặc biệt, truyền thông sự kiện là dịch vụ mà Vinhomes thường xuyên hợp tác cùng Time Universal. 

Khác với nhiều ngành hàng đôi khi chỉ cần đẩy mạnh nội dung trên các phương tiện truyền thông online là có thể bán được hàng, thì ngành bất động sản cần tổ chức thêm nhiều sự kiện để hỗ trợ đội ngũ sale tiếp cận đến các tệp khách hàng tiềm năng. 

3 sự kiện tiêu biểu Time Universal từng hỗ trợ truyền thông cho Vinhomes : 

• Đào tạo sales “Săn Deal Triệu Đô – Hoa Hồng Tiền Tỷ” 
• Đại hội tuyển dụng hướng đến đối tượng là các sales bất động sản  
• Ra mắt vườn Nhật tại Vinhomes Smart City

Đối tượng mục tiêu của các sự kiện này có thể là các nhà đầu tư, các cư dân Vinhomes và đội ngũ sale – là những “chiến binh kết nối”, giúp khách hàng tiếp cận, mua sản phẩm.

Các sự kiện bất động sản thường có  yêu cầu rất cao và thời gian từ khâu chuẩn bị đến thực thi gấp rút. Chính vì vậy, việc vừa kiểm soát thời gian mà vẫn đảm bảo các yếu tố sáng tạo, đạt mục tiêu truyền thông cho sự kiện là bài toán “khó nhằn”. Để đảm bảo hiệu quả và kiểm soát về mặt thời gian, cần phải có một nhà tư vấn truyền thông – sự kiện thực sự am hiểu và tâm huyết trong triển khai. 

Vào tháng 9/2019, sự kiện ra mắt Vườn Nhật của Vinhomes Smart City đã diễn ra thành công và mang lại nhiều hiệu ứng cộng hưởng, thúc đầy việc bán hàng thuận lợi. Trong vòng 1 tháng, Time Universal tổ chức 8 event ca nhạc quy mô lớn diễn ra vào các ngày cuối tuần. 

Vậy làm thế nào để  tổ chức thành công một sự kiện bất động sản trong thời gian gấp, yêu cầu cao? Cùng Time Universal “vén màn” kinh nghiệm về vấn đề này nhé!

1. Phối hợp nhịp nhàng với doanh nghiệp, đưa ra kịch bản truyền thông tối ưu nhất

Mỗi sự kiện bất động sản thường được yêu cầu cao từ khâu lên ý tưởng đến thực thi nên khách hàng doanh nghiệp thường “ôm đồm” nhiều mong muốn với nhiều hướng tiếp cận truyền thông khác nhau. Agency cần phân tích điểm mạnh, yếu, phù hợp của từng hướng tiếp cận và đưa ra giải pháp tối ưu nhất tới khách hàng.

Trước khi bắt đầu giải bài toán truyền thông, agency cần khai thác đầy đủ thông tin dự án, mong muốn của khách hàng và rõ ràng phạm vi công việc của đôi bên. Điều này giúp hai bên phối hợp nhịp nhàng với nhau để cùng đưa ra kết quả tốt nhất. Với sự kiện đào tạo sales “Săn deal triệu đô” của Grand World, Time Universal tham gia vào khâu sản xuất nội dung sáng tạo như content, image, animation, video,… kết hợp chạy quảng cáo tăng lượt tiếp cận. Còn trong sự kiện “Đại hội tuyển dụng”, Time Universal đảm nhiệm vai trò sáng tạo nội dung từ giai đoạn teasing, làm nóng đến giai đoạn sau sự kiện và tham gia chụp ảnh, truyền thông trực tiếp tại hiện trường. Hay với sự kiện ra mắt Vườn Nhật của Vinhomes Smart City, ngoài sáng tạo các sản phẩm social trên các kênh fanpage của dự án, Time Universal còn đảm nhận công việc quay, chụp và chạy sự kiện. 

2. Sắp xếp các hạng mục công việc theo thứ tự ưu tiên

Ở cấp độ dự án, việc quản lý công việc trở nên phức tạp hơn khi có đa dạng các đầu việc lớn nhỏ khác nhau. Đồng thời với thời gian thực hiện gấp rút, nếu bạn không biết cách sắp xếp danh sách công việc một cách hợp lý và chính xác thì mọi thứ sẽ trở nên rối rắm và tốn nhiều thời gian hơn. Xác định đâu là công việc quan trọng, cần ưu tiên trước để có hướng phân bổ nhân lực hoàn thành trước. 

Dự án ra mắt vườn Nhật của Vinhomes Smart City diễn ra trong vòng 1 tháng, từ 14/9 – 6/10/2019 với 8 sự kiện ca nhạc quy mô lớn. Time Universal nhận bài toán gấp rút trong điều kiện nguồn nhân lực chỉ có 4 người. Tuy nhiên, biết cách tổ chức, sắp xếp công việc một cách logic, đội ngũ Time Universal đã điều phối mượt mà tất cả các sự kiện, giải quyết gọn gàng các vấn đề mất kiểm soát trong khâu xử lý trước đó. Và kết quả thu về sau sự kiện vượt ngoài mong đợi: 70% KPI đạt được và dành được thu hút của truyền thông trên fanpage và event sự kiện.

3. Dù gấp gáp nhưng không xuề xòa trong khâu sáng tạo nội dung

Các bài đăng trên fanpage, youtube, website, email marketing, livestream,… tất cả các nội dung sáng tạo sẽ theo sát dự án, xuyên suốt từ giai đoạn thu hút, tạo ấn tượng cho đến trong và kết thúc sự kiện. Dù thời gian dự án bị hạn chế, việc đội ngũ sáng tạo cùng ngồi lại thống nhất một bản kế hoạch nội dung chỉn chu, có sức hút riêng vẫn cần được ưu tiên. Điều này sẽ giúp mọi thứ trong tầm kiểm soát, quá trình thực thi trở nên mượt mà, nhanh chóng hơn.

Time Universal luôn đặt tiêu chí chất lượng lên hàng đầu. Dù quỹ thời gian hạn hẹp nhưng vẫn đưa ra được kết quả chỉn chu. Thời điểm dịch covid căng thẳng vào tháng 7-8/2020, Time Universal nhận bài toán sáng tạo nội dung chiến dịch  “coaching online” vô cùng gấp rút chỉ vỏn vẹn trong 1 tuần từ Grand World. Đội ngũ sáng tạo linh hoạt tận dụng lợi thế từ nền tảng marketing online và lựa chọn triển khai một loạt bài viết sáng tạo dưới đa dạng các hình thức như tranh cổ động, minigame, livestream trên fanpage và youtube, email marketing, daily post,… Kết quả là video Livestream của chiến dịch Online Coaching đạt được 11,637 lượt view trên Fanpage, tỉ lệ thực hiện đạt 323%. Trên nền tảng Youtube Trueview Instream đạt 63,608 lượt view và tỷ lệ thực hiện là 36%.

Tham khảo thêm cách không bị bí ý tưởng và sáng tạo đa dạng các nội dung bất động sản từ Time Universal trong bài viết này.

4. Thuê ngoài hay tự chạy sự kiện ?

Tùy thuộc vào khối lượng công việc, ngân sách dự án và nguồn nhân lực của team mà agency và doanh nghiệp cân nhắc để thống nhất phương án tự chạy hay thuê bên thứ ba chạy sự kiện. Với những dự án có khối lượng công việc lớn, sản xuất gấp gáp và cần nguồn nhân lực chạy sự kiện đông đảo như sự kiện Vinhomes – Đại hội tuyển dụng, Time Universal tập trung vào khâu sản xuất nội dung và chỉ tham gia hỗ trợ truyền thông tại hiện trường sự kiện, chụp ảnh sự kiện. 

Trong sự kiện ra mắt vườn Nhật của Vinhomes Smart City, nhân sự Time Universal có 4 người. Việc tối ưu được các đầu việc  và khối lượng công việc đảm bảo được chia đều theo sức của nhân sự giúp Time Universal vẫn đảm nhận cả khâu chạy và điều phối sự kiện diễn ra suôn sẻ.

5. Cập nhật liên tục tiến độ công việc với khách

Một kinh nghiệm “xương máu” cho agency khi làm việc với khách hàng là luôn phải cập nhật tiến độ và rõ ràng trong từng khâu xử lý. Với các sự kiện bất động sản yêu cầu cao, thời gian hạn hẹp thì việc liên tục cập nhật tiến độ càng cần được lưu ý. Điều này giúp tránh phải sửa đổi nhiều lần do không thể thống nhất, tránh gây bất đồng giữa hai bên trong khi yêu cầu về mặt thời gian rất sát sao.  

Kết:

Trên đây là những kinh nghiệm được đúc rút từ thực tế triển khai các sự kiện bất động sản cho khách hàng Vinhomes mà Time Universal đóng vai trò nhà tư vấn và triển khai chiến dịch. Hi vọng  những chia sẻ này có thể giúp các bạn có được cái nhìn tổng quan, lường trước được các sự cố và phối hợp nhịp nhàng để làm nên các chiến dịch truyền thông sự kiện bất động sản thành công mỹ mãn.