Rủi ro tiềm ẩn – CommPlan

Bạn đã thực hiện xong từng phần của bản kế hoạch một cách khá hoàn hảo — mục tiêu, chiến lược, chiến thuật, bạn gần như sắp xong việc rồi!

Nhưng chuyện gì sẽ xảy ra nếu có điều gì đó không như ý muốn của bạn, nếu như có sự cố? Chuyện gì sẽ xảy ra nếu một nhà báo "hiếu chiến" nào đó hỏi shock bạn, thậm chí đưa tin tiêu cực về những gì bạn đang làm?

"Quản lý vấn đề" thực chất là nắm bắt được các vấn đề trước khi chúng trở thành khủng hoảng. Kế hoạch chiến lược của bạn sẽ giúp bạn quản lý được điều này.

Nói chung, rất khó để nói trước được chuyện gì sẽ xảy ra, nhưng nếu suy nghĩ kỹ lưỡng, bạn vẫn có thể lường trước được hầu hết mọi chuyện.

Trong khung cơ bản của một kế hoạch truyền thông, phần quản lý các rủi ro tiềm ẩn thường xuất hiện dưới dạng câu hỏi Q&A như là phần hỏi đáp bạn thường chuẩn bị cho các cuộc họp báo hoặc cho các sự kiện.

Chuẩn bị phần Q&A này sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề phát sinh dễ dàng hơn theo logic hiểu biết:
Q: X là gì?
A: Câu trả lời của chúng tôi là…

Phát hiện vấn đề

Đọc thật kỹ bản kế hoạch của bạn và tự hỏi bản thân những câu sau:

• Cái gì đang thay đổi?
• Phần nào sẽ gây tranh cãi?
• Những nhóm ủng hộ nào sẽ quan tâm tới chương trình này?
• Có đối tượng liên quan nào trông đợi một cái gì đó khác hơn không?
• Có khía cạnh nào trong kế hoạch này đã từng thu hút giới báo chí trước đây không?
• Blog nào đang viết về đề tài này? Họ đã nói những gì?
• Liệu chương trình này có tạo ra được tác động về mặt tình cảm, cảm xúc nào đối với mọi người?
• Có bất kỳ điều gì trong chương trình này có ảnh hưởng trực tiếp tới đối tượng nào đó không? Bạn (tổ chức của bạn) đã nói với họ về vấn đề này chưa?
• Có phần nào khó hiểu không? Có cần phải giải thích thêm không?

Có rất nhiều câu hỏi, nhưng thật may mắn là các công việc bạn làm từ đầu đến giờ có thể giúp bạn khá nhiều trong việc trả lời.

Đọc lại tất cả các phần trong bản kế hoạch của mình, từ bối cảnh, tổng quan, đặc biệt là phần phân tích các đối tượng liên quan, trong khi tìm cách trả lời các câu hỏi này. Bạn sẽ tìm thấy rất nhiều câu trả lời ở đó. Bạn cũng nên tìm tới các chuyên gia về vấn đề của bạn, trong lĩnh vực của bạn, những người có liên quan chặt chẽ tới chương trình của bạn, để hỏi xem họ nghĩ gì.

Cũng như đã làm ở các phần trước, bạn nên suy nghĩ thật kỹ và viết ra bất kỳ câu hỏi nào mà bạn cảm thấy cần thiết hoặc bạn chợt nghĩ ra.

Giảm thiểu rủi ro

Một khi bạn đã xác định được các rủi ro tiềm ẩn, bạn hãy nghĩ tới việc làm thế nào để giảm thiểu chúng.

Nhiều khi một bảng Q&A thông thường là có thể giải quyết được các rủi ro của bạn. Nhưng trong rất nhiều trường hợp, bạn cần phải xem lại các phần trong kế hoạch của mình (chiến lược, thông điệp, công chúng, chiến thuật…) và điều chỉnh. Trong một số trường hợp khác, những gì bạn cần làm thì một chiến dịch truyền thông chưa hẳn đã giải quyết được, mà bạn cần phải tham vấn các chuyên gia về lĩnh vực và đưa ra các vấn đề để nhờ họ giải quyết trước khi bạn đưa ra tuyên bố của mình.

Xem xét kỹ lưỡng các vấn đề tiềm ẩn sẽ giúp bạn có được một nền tảng vững chắc để thực hiện thành công kế hoạch của mình cũng như giảm bớt khả năng rủi ro và hạn chế những việc không mong muốn trong tương lai.