Phân tích đối tượng liên quan

Chìa khóa thành công cho dự án của bạn.

“Quản lý stakeholder là một vấn đề vô cùng quan trọng đối với sự thành bại của bất kỳ một dự án nào, trong bất kỳ mô hình tổ chức hay doanh nghiệp nào. Với việc tiếp cận đúng người, đúng cách, bạn có thể làm nên những thay đổi và thành công lớn lao trong quá trình thực hiện dự án… và trong cả sự nghiệp của bạn nói chung” — Rachel Thompson, Chuyên gia quản trị dự án.

Bạn càng trở nên thành công trong sự nghiệp của mình thì hành động của bạn và các dự án bạn thực hiện càng có tác động lớn tới càng nhiều người. Bạn càng tác động tới nhiều người, cũng đồng nghĩa với việc dự án của bạn càng bị những người có quyền lực, thế lực và ảnh hưởng tác động tới. Những người này có thể là những người ủng hộ nhiệt thành dự án của bạn, nhưng cũng có thể là những người ngăn cản nó.

Quản trị stakeholder là một kiến thức quan trọng mà những người thành đạt sử dụng để giành được sự hỗ trợ từ những người khác. Nó giúp họ đảm bảo được dự án của mình sẽ thành công, trong khi dự án của những người khác có thể thất bại.

Có hai yếu tố chính của Quản trị Stakeholder: Phân tích Stakeholder và Lập kế hoạch Stakeholder.

Phân tích Stakeholder là một kỹ thuật sử dụng để xác định những đối tượng chính, những người đóng vai trò quyết định trong sự thành công của dự án. Lập kế hoạch Stakeholder là để lôi kéo sự hỗ trợ giúp bạn đạt được thành công.

Ích lợi của phương pháp tiếp cận dựa trên Stakeholder là:

• Bạn có thể sử dụng ý kiến của những đối tượng có ảnh hưởng, quyền hạn cao nhất để xây dựng dự án của bạn từ buổi sơ khai. Điều này không chỉ giúp bạn giành được sự ủng hộ của họ ngay từ đầu, mà nó còn giúp bạn nâng cao chất lượng dự án.
• Giành được sự ủng hộ từ những đối tượng có ảnh hưởng, có quyền lực còn có thể giúp bạn có được nhiều nguồn lực hơn, đây cũng là yếu tố sẽ làm cho dự án của bạn thành công.
• Thông qua việc giao tiếp, trao đổi sớm và thường xuyên với các đối tượng liên quan, bạn có thể đảm bảo được là họ biết bạn đang làm gì và hiểu đầy đủ những lợi ích mà dự án của bạn đem lại – điều này có nghĩa họ sẽ chủ động hỗ trợ bạn khi cần thiết.
• Bạn có thể dự đoán mọi người sẽ phản ứng như thế nào đối với dự án của bạn để đưa vào trong kế hoạch hành động nhằm lôi kéo sự ủng hộ của mọi người.

Sử dụng công cụ quản lý Stakeholder như thế nào

Bước đầu tiên trong quá trình Phân tích Stakeholder là xác định các bên liên quan. Bước tiếp theo là xác định sức mạnh, quyền lực, ảnh hưởng, mối quan tâm của họ, như vậy, bạn có thể biết được ai là người bạn nên tập trung vào.

Bước cuối cùng là xây dựng sự hiểu biết đầy đủ về những đối tượng quan trọng nhất, như vậy bạn có thể biết cách làm thế nào để giành được sự ủng hộ từ họ. Bạn ghi lại những phân tích này thành một sơ đồ phân tích stakeholder.

Sau khi bạn sử dụng công cụ này và vẽ ra được sơ đồ stakeholder, bạn có thể sử dụng công cụ lập kế hoạch stakeholder để xác định giao tiếp với các đối tượng này bằng cách nào.

Các bước Phân tích Stakeholder được diễn giải như sau:

1. Xác định các bên liên quan:

Bước đầu tiên trong việc phân tích các bên liên quan là phải “động não” xem ai là các bên liên quan của bạn. Bạn hãy nghĩ về tất cả những người bị tác động bởi công việc của bạn, những người có ảnh hưởng, có quyền hành đối với nó, hoặc những người có mối quan tâm tới sự thành công hoặc thất bại của nó.

Bảng dưới đây cho biết một số đối tượng có thể trở thành các bên liên quan tới công việc hoặc dự án của bạn:
Hãy nhớ rằng các bên liên quan của bạn có thể là cả tổ chức và cá nhân, nhưng rốt cuộc thì bạn chỉ có thể giao tiếp với một người cụ thể nào đó mà thôi. Phải đảm bảo là bạn xác định được đúng người trong tổ chức mà bạn cho là có liên quan.

2. Xếp thứ tự ưu tiên

Bạn có thể có một danh sách dài cá nhân hoặc tổ chức bị tác động bởi công việc của bạn. Một số đối tượng có năng lực để làm cả hai việc: cản trở bạn hoặc thúc đẩy bạn làm tốt hơn. Một số đối tượng có thể rất quan tâm tới công việc của bạn, một số khác lại không mảy may.

Vẽ sơ đồ các bên liên quan của bạn theo mô hình Quyền hạn/Quan tâm dưới đây và phân cấp các đối tượng này theo quyền hạn của họ đối với công việc của bạn và theo mức độ quan tâm.

Ví dụ, sếp của bạn thường có quyền hạn, ảnh hưởng và mối quan tâm rất lớn tới dự án của bạn. Gia đình của bạn có thể cũng rất quan tâm nhưng lại thường không có quyền hạn gì cả.

Một số vị trí trên sơ đồ trên chỉ cho bạn thấy bạn phải hành động như thế nào để thỏa mãn họ:

Quyền hạn và mối quan tâm cao: đây là những người bạn phải có mối liên hệ chặt chẽ với họ, phải cố gắng nỗ lực hết mình để thỏa mãn h

ọ.

Quyền hạn cao nhưng ít quan tâm: bạn chỉ cần nỗ lực vừa phải để làm họ hài lòng, nhưng đừng tiếp cận quá nhiều vì những gì bạn nói có thể làm cho họ phát chán.

Quyền hạn thấp nhưng quan tâm: bạn chỉ cần cung cấp thông tin vừa đủ cho họ và nói chuyện với họ để chắc chắn rằng không có vấn đề lớn gì phát sinh. Những người này thường rất có ích cho dự án của bạn ở những phần chi tiết, cụ thể.

Quyền hạn thấp, không mấy quan tâm: một lần nữa, bạn nên quan sát những người này, nhưng đừng làm họ chán vì bắt họ phải nghe, đọc, thấy quá nhiều về bạn.

3. Hiểu các đối tượng chính

Bạn cần phải biết nhiều hơn về các đối tượng chính của bạn. Bạn cần phải biết họ cảm thấy như thế nào và phản ứng thế nào về dự án của bạn. bạn cũng cần phải biết làm cách nào để liên hệ với họ một cách tốt nhất trong khuôn khổ dự án của mình, và cách giao tiếp nào là tốt nhất.

Một số câu hỏi then chốt có thể giúp bạn hiểu hơn về các đối tượng chính của mình:

• Họ có mối quan tâm về tiền bạc hay tình cảm nào đối với kết quả việc làm của bạn? Nó tích cực hay tiêu cực?
• Điều gì có khả năng thúc đẩy họ mạnh mẽ nhất?
• Họ cần thông tin gì từ bạn?
• Họ muốn nhận thông tin đó như thế nào? Đâu là cách truyền đạt thông điệp của bạn một cách tốt nhất tới họ?
• Quan điểm hiện tại của họ về công việc của bạn như thế nào? Nó có dựa trên những thông tin tốt không?
• Nhìn chung, ai là người có ảnh hưởng tới quan điểm của họ, và ai là người tác động tới quan điểm của họ về bạn? Bởi vậy, có ai trong số những người có ảnh hưởng tới họ này trở thành một stakeholder quan trọng của bạn không?
• Nếu họ không tích cực cho bạn, điều gì sẽ khiến họ quay sang ủng hộ bạn?
• Nếu bạn không cho rằng mình sẽ lôi kéo được sự ủng hộ từ họ, bạn sẽ làm gì để kiểm soát được sự phản đối từ họ?
• Những ai nữa có thể bị tác động bởi quan điểm của họ? Những người này bản thân họ có phải là stakeholder của bạn không?

Một cách rất tốt để trả lời các câu hỏi này là bạn nên nói chuyện trực tiếp với các stakeholder của mình, mọi người nói chung là khá cởi mở về quan điểm của mình, và hỏi người khác về quan điểm của họ luôn là bước đầu tiên để xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp sau này.

Bạn có thể tổng kết những gì bạn tìm hiểu được về stakeholder của mình thành sơ đồ, như vậy bạn có thể dễ dàng nhìn thấy đối tượng nào sẽ là đối tượng ngăn cản hoặc phê phán bạn, và đối tượng nào sẽ là những người cổ vũ hoặc ủng hộ bạn. Với sơ đồ này, bạn nên dùng màu sắc để phân biệt: dùng màu xanh lá cây đối với những người cổ vũ, ủng hộ, dùng màu đỏ đối với những người cản trở, phản đối, các đối tượng trung tính dùng màu da cam.
Sơ đồ 2 này là một ví dụ rất rõ cho phần này. Trong ví dụ này, bạn có thể thấy người thực hiện dự án cần phải dành rất nhiều nỗ lực để thuyết phục Lê Thanh Hoa và Đỗ Hoa vì lợi ích của dự án. Phạm Minh Toàn và Lê Anh Vũ cũng cần được quản lý tốt bởi vì đây là những người ủng hộ mạnh mẽ và có quyền lực.

Ví dụ:

Bạn có thể tự tạo một ví dụ để phân tích stakeholder cho công việc của bạn, có thể là cho vị trí hiện tại của bạn, cũng có thể là cho một dự án mới bạn dự định thực hiện.

Thực hiện một phân tích stakeholder đầy đủ. Tự hỏi liệu bạn đã giao tiếp hiệu quả nhất với stakeholder của mình chưa. Bạn cần phải có hình hành động nào để nhận được nhiều hỗ trợ hơn từ những người ủng hộ và dành được ủng hộ từ những người đang phê phán?

Những điểm mấu chốt:

Khi công việc hay dự án của bạn càng quan trọng thì bạn sẽ càng tác động tới nhiều người. Một số người sẽ có quyền hạn có thể xóa sổ dự án hoặc vị trí của bạn. Một số người khác lại có thể là những người ủng hộ mạnh mẽ.

Quản lý Stakeholder là một quá trình mà trong đó bạn xác định các bên liên quan nhằm đạt được sự ủng hộ của họ. Phân tích Stakeholder là chặng đầu tiên của quá trình này, ở đó bạn phát hiện và bắt đầu tìm hiểu những đối tượng liên quan quan trọng nhất với bạn.

Bước đầu tiên trong quá trình phân tích đối tượng liên quan là “động não” xem họ là những ai. Bước tiếp theo là phân loại theo thứ tự ưu tiên theo quyền hạn và mức độ quan tâm, và đưa nó vào sơ đồ Quyền hạn / Quan tâm. Bước cuối cùng là tìm hiểu xem cái gì sẽ thúc đẩy họ mạnh mẽ nhất và bạn cần làm gì để đạt được sự ủng hộ của họ.

Trên đây là giới thiệu mô hình phân tích của MindTools.