Chiến thuật hay Phương thức thực hiện – Communications Plan

"Kế hoạch chỉ thực sự có nghĩa khi nó được thực hiện cụ thể một cách nỗ lực." — Peter Drucker

Bạn đã biết được mục đích của mình, bạn biết bạn sẽ "nói những gì" (thông điệp chính), và "nói với ai" (công chúng mục tiêu). Giờ là lúc bạn phải quyết định "nói như thế nào" (chiến thuật).

Bạn sẽ tiếp cận công chúng mục tiêu của bạn như thế nào?

Chia giai đoạn

Sẽ rất hữu ích nếu bạn suy nghĩ về thông điệp của mình ở ba giai đoạn – trước tuyên bố, tuyên bố và sau tuyên bố.

• Trước tuyên bố: Bạn sẽ tiếp cận, làm quen với các bên liên quan / cổ đông / khách hàng / báo chí như thế nào trước tuyên bố?
• Tuyên bố: Bạn sẽ thực hiện kế hoạch của mình như thế nào?
• Sau tuyên bố: Bạn sẽ làm gì để tiếp tục được báo chí / công chúng nói đến sau tuyên bố?

Chiến lược

Như đã nói ở trên, toàn bộ các phần của kế hoạch truyền thông có mối liên hệ chặt chẽ với nhau (phân tích ban đầu trở thành mục đích, mục tiêu; các đối tượng liên quan trở thành công chúng, chiến lược là kết quả của mục tiêu, v.v…), tương tự như thế, chiến thuật cũng sẽ phù hợp với chiến lược.

Nếu bạn chọn chiến lược tiếp cận chủ động, high-profile, thì chiến thuật của bạn cũng phải hết sức rõ ràng và khác biệt so với bạn chọn chiến lược tiếp cận thụ động, low-profile. Bạn đã quyết định truyền thông thông qua báo chí, qua các đối tượng liên quan hay trực tiếp tới khách hàng?

Bạn cũng phải đọc lại phần bối cảnh và tổng quan môi trường. Bạn có cần phải nâng cao nhận thức của công chúng về vấn đề của bạn trước khi bạn đưa ra tuyên bố của mình không?

Nếu bạn thực hiện từng bước trong việc lập kế hoạch truyền thông này một cách chính xác, thì tới lúc này, bản thân kế hoạch sẽ giúp bạn thực hiện phần này. Với việc xây dựng các chiến thuật ở phần cuối của kế hoạch truyền thông này, sẽ giúp bạn ép mình xem xét kỹ về kế hoạch của bạn từ mọi góc độ. Điều này cũng đồng nghĩa với việc giúp bạn tránh được việc "default" (mặc định) trong đầu một thông cáo báo chí nào đó mà bạn cứ nghĩ là phù hợp nhưng thực ra lại không, hay một sự kiện báo chí nào đó mà bạn không hề cân nhắc kỹ xem nó có thực sự cần thiết cho toàn bộ kế hoạch không.

Lĩnh hội

Phải chắc chắn là bạn đã gọi tên được toàn bộ công chúng của mình. Kiểm tra đi kiểm tra lại xem bạn có bỏ qua một nhóm công chúng quan trọng nào đó không.

Một bí quyết khá hữu ích là: tạo một bảng liệt kê toàn bộ danh sách công chúng mục tiêu (bên trái) và các chiến thuật bạn đề xuất ở thanh ngang. Hãy đánh dấu chiến thuật nào phù hợp cho nhóm công chúng nào. Nhưng phải nhớ là mỗi nhóm công chúng phải được đánh dấu ít nhất ở hai hoặc ba chiến thuật.

Nếu sau khi lập bảng này rồi mà bạn vẫn cảm thấy dường như mình bỏ sót mất nhóm công chúng quan trọng nào đó, hãy quay trở lại các bước trên và suy nghĩ lại.

Các chiến thuật phổ biến

Dưới đây là một vài chiến thuật bạn có thể sử dụng cho các giai đoạn khác nhau liên quan đến tuyên bố. Một số chiến thuật trong danh sách dưới đây có thể yêu cầu một kế hoạch riêng để thực hiện nó:

• Đăng bài trên báo – chủ động liên hệ với nhà báo để viết bài, chủ động viết các bài báo có thể đăng được.
• Đề cập đến chương trình của bạn thông qua các sự kiện/tuyên bố khác
• Các sự kiện truyền thông, báo chí
• Tuyên bố mang tính khu vực, phạm vi
• Diễn văn
• Tài liệu giới thiệu sản phẩm – thông cáo báo chí (và/hoặc thông cáo cho báo chí kinh tế xã hội)
• Brochure, tờ rơi
• White paper
• Tuyên bố về tiến trình – mốc thời gian, kết quả, ngày mở cửa
• Tư vấn hoặc sự kiện dành cho các đối tượng liên quan
• Thư gửi tới các đối tượng liên quan
• Quảng cáo trên Tivi / phát thanh / báo giấy / ngoài trời / tương tác
• Gửi newsletter qua email
• Quan hệ với blogger
• Tham gia vào mạng xã hội
• Phát triển / tiếp cận cộng đồng online