Bối cảnh – Communications Plan

Phần đầu tiên của một kế hoạch truyền thông chính là phân tích bối cảnh.

Tại sao lại phải làm việc này?

Bởi vì nó sẽ buộc bạn phải làm hai việc sau:

– Tóm tắt lại những gì đang diễn ra bằng một tổng kết ngắn gọn.

– Tập trung vào vấn đề bạn chuẩn bị viết trong kế hoạch truyền thông.

Xác định bối cảnh

Phần "bối cảnh" trong kế hoạch của bạn tập trung vào việc "xác định" bối cảnh. Đây không phải là phần viết chi tiết về chương trình bạn sẽ thực hiện, vẫn chưa tới phần quyết định xem mục tiêu và chiến lược của kế hoạch truyền thông của bạn là gì. Phần này hoàn toàn là phần "phông" cho kế hoạch của bạn.

Đây là phần khá dễ làm trong toàn bộ kế hoạch truyền thông. Nếu bạn có sẵn phông kiến thức về vấn đề bạn đang thực hiện thì gần như bạn đã làm xong phần này. Nếu bạn chưa có, bạn phải trang bị gấp cho mình kiến thức về lĩnh vực để thực hiện phần này. Để viết tốt phần "bối cảnh", bạn cần phải biết chính xác những gì đang diễn ra trong lĩnh vực mà bạn đề cập đến.

Trang bị cho chính bạn

Bạn sẽ không thể thực hiện tốt các phần khác nếu như bạn không thực hiện việc nghiên cứu phông kiến thức chung về lĩnh vực bạn đang tiếp cận.

Dưới đây là một vài điểm bạn cần phải suy nghĩ tới khi bạn tiếp cận việc xác định "bối cảnh" trong kế hoạch truyền thông của mình. Lưu ý rằng những điểm này tập trung vào "bên trong", vào chính bạn, trước khi tập trung vào các yếu tố khác. Những điểm bạn phải lưu ý gồm:

• Kế hoạch truyền thông của bạn là về vấn đề gì?
• Kế hoạch này liên quan đến những chương trình nào bạn đã từng thực hiện trước đó?
• Kế hoạch thực hiện như thế nào? (Có sản phẩm nào sắp sửa ra mắt? Hội thảo nào sắp sửa diễn ra? Deadline nào cho việc gì đó liên quan tới vấn đề của bạn? v.v…)
• Có những mốc thời gian quan trọng nào?
• Ai sẽ là những người tham gia vào?
• Ai là những người trong công ty/tổ chức của bạn sẽ tham gia vào chương trình này?
• Những công ty/tổ chức nào sẽ tham gia vào/có liên quan?
• Bạn có đối tác đồng thực hiện kế hoạch này không? (Lưu ý đây không phải là đơn vị có trong danh sách "đối tượng liên quan" chúng ta sẽ bàn ở phần sau).