11 December, 2008
Lập kế hoạch truyền thông Stakeholder
Sau khi tiến hành Phân tích Stakeholder như bạn đã làm ở phần trước, bạn gần như đã có đầy đủ các thông tin cần thiết để lập kế hoạch làm thế nào để quản lý quan hệ giao tiếp, truyền thông với các Stakeholder.
Bạn sẽ phải xác định danh sách Stakeholder sau đó đánh dấu vị trí của họ trên bản đồ Stakeholder như đã nói ở phần trước.
Bước tiếp theo là lập kế hoạch truyền thông đối với các đối tượng này để bạn có thể nhận được sự ủng hộ của họ dành cho dự án của bạn. Lập kế hoạch Stakeholder là một quy trình giúp bạn thực hiện điều này.
Để tiến hành lập kế hoạch này, bạn hãy click vào đây để download mẫu kế hoạch truyền thông dành cho Stakeholder. Trong mẫu này sẽ gồm các phần:
Tên Stakeholder
Phương pháp tiếp cận truyền thông
Mối quan tâm và các vấn đề chính
Tình trạng hiện tại (Cổ vũ, Ủng hộ, Trung tính, Phê phán, Cản trở)
Mong muốn hỗ trợ (Cao, Trung bình, Thấp)
Vị trí mong muốn trong dự án (nếu có)
Hành động mong muốn (nếu có)
Thông điệp cần thiết
Hành động và Truyền thông
Sử dụng bảng này, theo các bước sau:
1. Cập nhật bảng trên với thông tin lấy ra từ sơ đồ Quyền hạn/ Quan tâm: để điền vào các phần tên Stakeholder, ảnh hưởng, mối quan tâm của họ tới công việc của bạn, đánh giá hiện tại của bạn về vị trí của họ đang ở đâu trong tương quan ủng hộ hay phản đối dự án của bạn.
2. Lập kế hoạch cho phương pháp tiếp cận để quản lý Stakeholder:
Thời gian để bạn giành cho việc Quản lý Stakeholder nhiều hay ít phụ thuộc vào quy mô và độ khó của dự án hay mục đích của bạn, cũng như thời gian bạn có thể dành cho công tác truyền thông, và mức độ giúp đỡ, hỗ trợ mà bạn muốn nhận được.
Hãy nghĩ kỹ xem bạn cần sự giúp đỡ như thế nào, thời gian bạn cần để quản lý việc này, và thời gian bạn cần đề thực hiện truyền thông. Sự giúp đỡ đối với một dự án có thể gồm tài trợ, tư vấn, tham gia về mặt chuyên môn, đánh giá nguyên liệu để nâng cao chất lượng sản phẩm, v.v…
3. Nghĩ thật kỹ những gì bạn muốn từ các Stakeholder
Tiếp theo, bạn hãy lần lượt xem xét từng Stakeholder trong danh sách và nghĩ thật kỹ về mức độ mà bạn muốn họ ủng hộ cũng như vai trò mà bạn muốn họ tham gia (nếu có) vào dự án của mình. Bạn cũng nghĩ luôn về những hành động mà bạn muốn họ thực hiện. Viết những thông tin này vào cột “Desired Support” (Mong muốn hỗ trợ), “Desired Project Role” (Vị trí mong muốn trong dự án) và “Actions Desired” (Hành động mong muốn).
4. Xác định thông điệp bạn muốn chuyển tải:
Tiếp theo, bạn hãy xác định các thông điệp mà bạn cần chuyển tải tới các Stakeholder nhằm thuyết phục họ hỗ trợ bạn và gắn kết với dự án hoặc mục đích của bạn. Các thông điệp điển hình, cụ thể sẽ chỉ ra các ích lợi đối với tổ chức hoặc cá nhân về những gì bạn đang làm, và sẽ tập trung vào những yếu tố chính như tăng lợi nhuận hay thực sự đem lại được một sự cải thiện đáng kể nào đó.
5. Xác định hành động và truyền thông
Cuối cùng, bạn hãy làm những gì cần thiết để đạt được và quản lý được sự hỗ trợ từ các Stakeholder này. Với thời gian và nguồn lực hiện có, bạn hãy xác định làm cách nào để quản lý việc truyền thông, giao tiếp cũng như nhận được thông tin từ các Stakeholder.
Tập trung vào các Stakeholder có quyền hạn lớn và có quan tâm lớn trước tiên, những người ít quyền lực và ít quan tâm để lại sau cùng, thiết kế ra một kế hoạch hết sức thực tế có thể truyền thông tới mọi người một cách hiệu quả nhất, cho phép truyền thông lượng thông tin phù hợp, không quá ít mà cũng không quá nhiều.
Nghĩ thông suốt về những gì bạn cần làm để những người ủng hộ bạn nhiều nhất có thể tham gia vào được và cùng chung tay với bạn. Bạn cũng phải nghĩ cách để giành được sự ủng hộ của những người có thái độ trung tính hoặc chống đối. Nếu bạn phải chiếm được cảm tình và sự ủng hộ tích cực của người hiện đang không quan tâm tới những gì bạn làm, hãy nghĩ về việc làm thế nào để liên hệ được với họ và nâng cao mức độ quan tâm của họ đối với công việc của bạn.
Cũng như vậy, hãy nghĩ về xem những việc bạn đang làm sẽ có thể tác động tới các Stakeholder như thế nào. Vào lúc phù hợp, hãy để mọi người biết càng sớm càng tốt về bất cứ vấn đề khó khăn nào có thể phát sinh và thảo luận với họ về việc làm thế nào để giảm thiểu và quản lý được những hậu quả hoặc tác động nếu có.
Bí quyết: Thường việc quản lý mức độ mong đợi của mọi người, một cách lý tưởng, là theo cách quản lý vấn đề và nên được thực hiện càng sớm càng tốt. Điều này sẽ giúp cho họ thời gian để nghĩ kỹ về việc làm thế nào để quản lý và củng cố danh tiếng một cách đáng tin cậy.
Một khi bạn đã chuẩn bị xong Kế hoạch Stakeholder, tất cả những gì bạn cần làm là thực hiện nó. Cũng như với tất cả các kế hoạch khác, kế hoạch Stakeholder sẽ tiến hành dễ dàng hơn nếu bạn chia nhỏ nó ra thành các việc nhỏ, những bước có thể đạt được một cách khả thi và thực hiện từng bước một.
Kết luận:
Khi công việc hay dự án của bạn càng quan trọng thì bạn sẽ càng tác động tới nhiều người. Một số người sẽ có quyền hạn có thể xóa sổ dự án hoặc vị trí của bạn. Một số người khác lại có thể là những người ủng hộ mạnh mẽ.
Quản lý Stakeholder là một quá trình mà trong đó bạn xác định các bên liên quan nhằm đạt được sự ủng hộ của họ. Phân tích Stakeholder là chặng đầu tiên của quá trình này, ở đó bạn phát hiện và bắt đ
ầu tìm hiểu những đối tượng liên quan quan trọng nhất với bạn.
Bước đầu tiên trong quá trình phân tích đối tượng liên quan là “động não” xem họ là những ai. Bước tiếp theo là phân loại theo thứ tự ưu tiên theo quyền hạn và mức độ quan tâm, và đưa nó vào sơ đồ Quyền hạn / Quan tâm. Bước cuối cùng là tìm hiểu xem cái gì sẽ thúc đẩy họ mạnh mẽ nhất và bạn cần làm gì để đạt được sự ủng hộ của họ.
Khi bạn đã hoàn thành Phân tích Stakeholder, giai đoạn tiếp theo là Lập kế hoạch Stakeholder. Đây là quá trình bạn sử dụng để lập kế hoạch làm thế nào để quản lý Stakeholder và giành được sự ủng hộ của họ đối với dự án của bạn.
Kế hoạch Stakeholder có thể tiến hành một cách hữu ích sử dụng bảng lập kế hoạch như đã mô tả ở trên. Để chuẩn bị kế hoạch này, bạn cần đi theo các bước sau:
1. Cập nhật bảng kế hoạch với những thông tin từ sơ đồ Quyền hạn/Quan tâm
2. Nghĩ kỹ về phương pháp tiếp cận đối với quản lý Stakeholder
3. Nghĩ kỹ về những gì bạn muốn từ Stakeholder
4. Xác định thông điệp bạn cần chuyển tải
5. Xác định hành động và truyền thông
Quản lý Stakeholder tốt giúp đem lại cho bạn năng lực quản lý chính trị, cho phép bạn có thể thực hiện được những dự án lớn. Nó cũng giúp bạn lôi kéo được sự hỗ trợ đối với dự án của mình và giảm thiểu được sự quá tải cho các vị trí chủ chốt trong dự án và tình trạng làm việc quá căng thẳng.