Thông điệp chính – Communications Plan

Bạn đã làm xong phần phân tích cũng như phần chiến lược, bạn cũng biết đối tượng công chúng mục tiêu của bạn là ai, đã đến lúc bạn phải thiết kế ra các thông điệp. Nhưng bạn sẽ bắt đầu từ đâu?

Các thông điệp chính giúp bạn phác thảo lên toàn bộ các "sản phẩm" (truyền thông) bạn sẽ dùng sau này khi bạn triển khai thực hiện kế hoạch truyền thông của mình. Chúng sẽ giúp bạn đi đúng hướng và đảm bảo bạn sẽ truyền thông tới / giao tiếp với, đúng người và nói đúng vấn đề.

Các thông điệp chính sẽ ngấm vào toàn bộ quá trình truyền thông của bạn, do đó, nó cũng sẽ chiếm khá nhiều sự quan tâm của những người có tiếng nói quyết định. Phần này sẽ đi vào phạm vi hẹp hơn so với các phần trên. Điều quan trọng lúc này là bạn phải dành đủ thời gian cho nó.

Thông điệp chính chính là những gì bạn muốn nói với mọi người. Nếu mọi người lấy đi một cái gì đó từ chiến dịch truyền thông của bạn, chắc chắn bạn mong muốn đó chính là thông điệp chính.

Thông điệp chính nên:

• Chuyển tải những gì bạn đang làm và tại sao bạn lại làm việc đó
• Chuyển tải những gì sẽ tạo nên sự thay đổi, là điểm mới mẻ
• Phù hợp với mục tiêu của bạn
• Nói với tất cả các đối tượng công chúng của bạn

Bạn đang làm gì và tại sao

Thông điệp đầu tiên mà bạn thảo ra luôn là thông điệp quan trọng nhất, nói lên bạn đang làm gì và tại sao. Bạn đã dành nhiều thời gian cho các nghiên cứu và phân tích bên trên (lý tưởng là từ đầu đến giờ bạn là người tham gia trực tiếp vào tất cả các phần này), cho nên bạn biết công ty/tổ chức của bạn đang làm gì và tại sao lại làm việc đó. Bây giờ bạn chỉ cần phải viết lại điều đó lên giấy. Nghe thì có vẻ dễ, nhưng nó sẽ là một việc khó khăn một cách đáng ngạc nhiên.

Một vài điểm mấu chốt bạn cần quan tâm khi viết thông điệp chính:

• Tập trung vào những điểm chính – bạn không cần phải ghi chi tiết ra ở đây
• Ngắn gọn
• Bạn là con người, vậy thì hãy viết như một con người
• Làm nổi bật những mặt tích cực của những gì bạn đang làm, nhưng đừng nói sai lệch đi
• Quyết định xem bạn muốn các "câu chuyện" về những gì bạn đang làm sẽ nói về cái gì. Tập trung vào đó.

Những gì sẽ thay đổi

Sẽ dễ hiểu hơn cho mọi người nếu như bạn cho họ thấy ít nhiều bối cảnh về những gì bạn đang làm. Bạn đang nhân đôi số tiền lên cho một chương trình của chính phủ? Hay bạn đang sản xuất một sản phẩm tốt hơn sản phẩm trước tới 50%?

• Sử dụng các ví dụ trước / sau nếu phù hợp
• Giải thích tại sao mọi người nên quan tâm, trong phạm vi mối quan tâm của họ
• Củng cố các thông điệp của bạn bằng những số liệu, dẫn chứng cụ thể nếu bạn có

Liên hệ tới mục tiêu của bạn

Hãy nghĩ về mục tiêu mà bạn đặt ra ở trên. Cho dù là mục tiêu gì thì bạn cũng phải viết thông điệp để phản ánh được mục tiêu đó.

Bạn đang cố gắng nâng cao nhận thức của công chúng về một sản phẩm? Bạn đang cố gắng làm cho mọi người thay đổi thái độ? Có thể bạn đang cố gắng xác định một vấn đề gây bất đồng nào đó.

Hãy chắc chắn là bạn không đi theo hướng bỏ quả những lý do khiến bạn làm tất cả những việc này. Sẽ rất dễ rơi vào tình trạng này nếu bạn không cẩn thận.

Bao quát tất cả các nhóm công chúng

Có người thì thích viết một loạt thông điệp chính cho từng kế hoạch truyền thông sau đó sử dụng từng thông điệp cho từng mục đích. Có người thì lại thích viết ra một loạt các thông điệp chính cho từng đối tượng công chúng mục tiêu.

Theo Dave Fleet, ông thích cách nhìn vào từng đối tượng mục tiêu để viết ra các thông điệp phù hợp với nhu cầu của họ.

Nếu bạn biết rõ một nhóm công chúng nào đó có quan tâm tới một khía cạnh nào đó về những gì bạn đang làm, bạn phải đảm bảo là các thông điệp của bạn phải chỉ ra một cách cụ thể vấn đề đó. Cũng như vậy, nếu họ đang mong đợi một tính năng, một đặc điểm mới nào đó trong sản phẩm mới của bạn, hãy đảm bảo là bạn cũng nêu ra điều đó trong thông điệp của mình. Nếu bạn làm như vậy, bạn sẽ không gặp phải nhiều sự phản đối từ phía công chúng mục tiêu.