Cho dù bạn rất ngại nghĩ đến tiền nong, thì thật không may là ngay cả kế hoạch truyền thông sơ lược nhất cũng bao gồm phần này. Trong bản kế hoạch truyền thông dành cho doanh nghiệp, phần này phải thực hiện hết sức chi tiết.

Catharine Montgomery đã đúng khi chỉ ra rằng bạn cần phải luôn nhớ trong đầu về khoản ngân sách mà bạn có trong suốt quá trình viết bản kế hoạch cũng như đề xuất các hoạt động tương ứng. Trong phần này, bạn sẽ đưa ra mức chi phí phù hợp cho các đề xuất bên trên của bạn.

Rất nhiều yếu tố cần cân nhắc

Nếu bạn chọn chiến lược tiếp cận thụ động, low-profile, ngân sách cho kế hoạch của bạn sẽ khá thấp bởi vì phần lớn công việc của bạn liên quan tới viết lách, văn bản. Tuy nhiên, nếu bạn chọn chiến lược chủ động, high-profile, ngân sách của bạn có thể sẽ cao chóng mặt.

Ví dụ, một chương trình mà Dave Fleet thực hiện vào đầu năm 2008 vừa qua, các hạng mục chi phí bao gồm:
– Tổ chức một sự kiện báo chí
– Ánh sáng, sân khấu, âm thanh, thiết kế, tổ chức địa điểm
– Sản xuất và biên tập video tại chỗ
– Tài liệu báo chí:

  • Thông cáo báo chí
  • Tài liệu giới thiệu
  • Tài liệu kỹ thuật
  • Tư vấn truyền thông

– Các tài liệu khác

  • Bài báo viết sẵn
  • Diễn văn của người phát ngôn
  • Q&A cho báo chí
  • B-roll video
  • Chiến dịch giáo dục nhận thức công chúng

Cho dù đây là một chiến lược high-profile, nhưng không hề có chi phí thuê địa điểm, không có các hoạt động tương tác lớn, không sử dụng các phương tiện truyền thông mới, không có marketing thực sự, không có nghiên cứu thị trường và không có cả quảng cáo.

Lỗi ở chi tiết

Nếu bạn đề xuất một chi phí lớn (đặc biệt là bạn đưa cả quảng cáo vào trong chương trình của bạn), hãy cố gắng chi tiết, cụ thể từng hạng mục chi phí. Bạn sẽ nhận ra rằng bản đề xuất chi phí của bạn càng chi tiết thì càng dễ được thông qua.

Nhiều trường hợp bạn phải đề xuất vài phương án tiếp cận cho kế hoạch của bạn. Ví dụ, bạn sẽ phải đưa ra cả ba phương án low, medium và high-profile trong đề xuất của mình. Nếu như vậy, hãy đảm bảo là bạn cũng phải đề xuất chi phí tương ứng cho từng phương án.

Nguồn ngân sách cho bạn đến từ đâu? Nó có phù hợp với ngân sách định trước cho truyền thông không hay nó vượt mức cần thiết? Nếu vậy thì bạn cần phải được thông qua những gì nữa để được duyệt ngân sách này?